Opdrachtomschrijving Evenementenmonitoring Ootmarsum

Inleiding

Dinkelland, gelegen tegen de Duitse grens, is een aantrekkelijke toeristische gemeente en biedt alle mogelijkheden voor een veelzijdig en verassend verblijf. Natuur, kunst, cultuur, boeiende evenementen, maar vooral ook rust en ruimte… het is er in overvloed. Gastvrijheid staat er hoog in het vaandel. Dinkelland is gelegen in de directe nabijheid van steden, een dierentuin en diverse pretparken waardoor een verblijf in Dinkelland voor alle leeftijden een enerverende belevenis is.
Het aantal overnachtingen binnen de gemeente bedraagt jaarlijks circa 300.000, wat een economische spin-off oplevert van circa 10 miljoen euro per jaar. Daarnaast is het aantal dagbezoeken – met name aan het stadje Ootmarsum – zeer hoog. Voor de werkgelegenheid is het toerisme dan ook zeer belangrijk. Zo bestaat in Dinkelland meer dan 10% van de werkgelegenheid uit banen in de toeristisch-recreatieve sector.

Ootmarsum
Ootmarsum vormt het toeristisch visitekaartje van de gemeente Dinkelland. Het stadje heeft een sterk onderscheidend eigen imago binnen de gemeente alsmede ook binnen Twente. Het stadje ziet terug op een veelbewogen historie met vele tradities en gebruiken. De historische kern en het fraaie landschap genieten grote bekendheid en Ootmarsum fungeert dan ook niet voor niets als het toeristisch uithangbord voor de gemeente Dinkelland.
Ootmarsum kent een actieve groep ondernemers die bereid zijn de handen uit de mouwen te steken en ervoor te zorgen dat er veel te beleven valt in Ootmarsum, zoor zowel inwoners als de toerist.

De gemeente Dinkelland wil haar toeristisch imago en haar toeristische positie de komende jaren nog verder versterken door middel van onder meer de versterking van het aanbod en een sterkere promotie en marketing. Daarnaast wordt sterk ingezet op het stimuleren van evenementen en activiteiten om de levendigheid in de kernen te behouden en te versterken. Daartoe is onder meer het evenementenbeleid opgesteld, waarin de ambities, kaders en richtlijnen zijn weergegeven ten aanzien van evenementen in de gemeente Dinkelland.

Evenementen in Ootmarsum en de Stichting Evenementen Begeleiding Ootmarsum (SEBO)
Ootmarsum vormt het toeristisch visitekaartje van de gemeente Dinkelland. Het stadje heeft een sterk historisch en toeristisch karakter, dat wordt versterkt door een breed scala aan evenementen en activiteiten van uiteenlopende aard gedurende het gehele jaar. Sommige bestaan al heel lang en kunnen bijna gecategoriseerd worden als onderdeel van de vaste tradities, waar dit stadje zo rijk aan is, zoals bijvoorbeeld de Paoskearls en de Siepelmarkt. Andere evenementen zijn klein begonnen en uitgegroeid tot grote manifestaties, waar landelijk aandacht aan wordt besteed en waar een aantal Ootmarsummers het hele jaar druk mee is. De Kunstmarkt, die 3 dagen duurt, met inmiddels een 26ste editie is daarvan het levende bewijs.
De Stichting Evenementenbegeleiding Ootmarsum ( SEBO )is opgericht door de ondernemers in Ootmarsum. Doel van de SEBO is dat zij met geld van de ondernemers ( circa 50.000 op jaarbasis uit contributies en exclusief subsidies en sponsorgelden ) evenementen faciliteert, begeleidt en financieel ondersteunt. Ook selecteert de SEBO welke nieuwe initiatieven de kracht hebben tot een nieuw evenement uit te groeien.

Monitoring van evenementen van belang
Monitoring van evenementen is van groot belang, om zodoende te kijken of de koers ten aanzien van evenementen nog aan de wensen en verwachtingen van de bezoekers voldoet en waar nodig dient te worden bijgesteld. Momenteel ontbreekt het in Ootmarsum aan goede en betrouwbare cijfers als het gaat om evenementen. Aantallen bezoekers, het bezoekersprofiel, de wensen en knelpunten alsmede de bestedingen van bezoekers zijn niet bekend. De SEBO alsmede de gemeente Dinkelland hebben dan ook de behoefte aan betrouwbaar cijfermateriaal waarmee een goede basis gelegd kan worden voor het versterken van de evenementen in de gemeente Dinkelland en specifiek in Ootmarsum.

De opdracht

De SEBO is de initiatiefnemer en opdrachtgever. Om evenementen goed te kunnen wegen, is het belangrijk dat een monitoringsinstrumentarium wordt ontwikkeld. De SEBO heeft in de richting van de ondernemers aangegeven groot belang te hechten aan een verantwoorde en jaarlijkse monitoring. Het contact met de Saxion is in een vroeg stadium uitgebreid met deelname door de gemeente Dinkelland. Ook de Kamer van Koophandel is betrokken bij het initiatief en heeft financiële steun toegezegd. De intentie is dat betrokken partijen met elkaar minimaal een driejarige contractperiode aangaan om het onderstaande hoofddoel van de monitoring vorm te geven.

Het doel:
Het verkrijgen van structureel inzicht in het gebruik, de waardering en beleving van evenementen in Ootmarsum gedurende het gehele jaar teneinde deze evenementen naar een hoger niveau te tillen en ze sterker af te stemmen op de wensen en behoeften van zowel bezoekers, organisatoren/ondernemers en bewoners

Drie opdrachten:
De hoofdopdracht is onderverdeeld in een drietal subopdrachten:

• Ontwikkelen van een format voor het uitvoeren van kwantitatief onderzoek onder consumenten voor het verkrijgen van structureel inzicht in de van evenementen in Ootmarsum
• Verrichten van kwalitatief onderzoek onder stakeholders, waaronder organisatoren, ondernemers én bewoners voor het verkrijgen van inzicht in de betekenis van, waardering en beleving van evenementen teneinde bestaande knelpunten op te lossen en concrete verbeteringen aan te brengen.
• Dataverwerking en analyse van de uitkomsten uit het kwantitatief onderzoek en de vertaling daarvan in tabellen en grafieken en het op basis daarvan trekken van conclusies en het doen van concrete aanbevelingen om de evenementen in Ootmarsum voor de toekomst te verbeteren.

De cyclus / Planning:
Voor een goede monitoring is het van belang dat er structureel gegevens verzameld worden om zodoende ook de verschillen in de komende jaren te kunnen blijven meten en te kunnen bepalen of bepaalde maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Daarvoor is de volgende cyclus opgesteld:

Februari – Juni ’10: ontwikkelen van een format voor het uitvoeren van kwantitatief onderzoek onder bezoekers van evenementen in Ootmarsum
Februari – Juni ’10: Verrichten van kwalitatief onderzoek onder stakeholders, waaronder organisatoren, ondernemers en bewoners, uitgewerkt in een rapport met onderzoeksresultaten en aanbevelingen.
Juli – November ’10: Uitvoeren van het kwantitatief onderzoek onder bezoekers op basis van het format. Uitvoering vindt plaats door vrijwilligersorganisaties.
Nov. – Januari ’11: Dataverwerking en -analyse in het kader van de module “Statistiek” van de Saxion Hogeschool.
Dec.´10 – Nov. ’11: Uitvoeren van het kwantitatief onderzoek onder bezoekers op basis van het format. Uitvoering vindt plaats door vrijwilligersorganisaties.
Nov.’11 – Januari ’12: Dataverwerking en -analyse in het kader van de module “Statistiek” van de Saxion Hogeschool.

OPDRACHT 1

Ontwikkelen van een format voor het uitvoeren van kwantitatief onderzoek onder consumenten voor het verkrijgen van structureel inzicht in de evenementen in Ootmarsum

Periode onderzoek

Februari 2010 – Juni 2010

Onderzoeksvragen

• Op welke wijze wordt het aantal bezoekers per evenement geteld? (onder meer ook: op hoeveel en op welke plekken wordt er geteld?)
• Op welke wijze wordt inzicht verkregen in het bezoekersprofiel van de evenementenbezoeker, met andere woorden: wat is de doelgroep? (leeftijd, herkomst, groepssamenstelling, herhaalbezoek etc.)
• Op welke wijze wordt de waardering van bezoekers voor de evenementen in Ootmarsum in kaart gebracht? (onder meer waardering voor het evenement zelf, maar ook de waardering voor facilitaire zaken zoals parkeren, bewegwijzering etc.).
• Op welke wijze wordt inzicht verkregen in de bestedingen die bezoekers doen bij evenementen?
• Hoe wordt inzicht verkregen in de wijze waarop de bezoeker informatie verkrijgt over het evenement en zijn waardering daarvoor?
• Hoe worden de wensen, behoeften en verbeterpunten van bezoekers voor de evenementen in kaart gebracht?

Randvoorwaarden

• De voortgang van het onderzoek wordt besproken met de opdrachtgever. In ieder geval zijn er drie gespreksmomenten, te weten het startgesprek in februari, een tussentijdse voortgang in april en een eindgesprek in juni. Daarnaast wordt een tweetal nader te bepalen momenten gekozen voor een tussentijds overleg.
• De onderzoeksvragen zijn optioneel en kunnen naar eigen inzicht aangepast of aangevuld worden.
• Het te ontwikkelen format geeft een concreet en helder format waarmee structureel kwantitatief onderzoek kan worden uitgevoerd onder de bezoekers van evenementen in Ootmarsum (het kwantitatief onderzoek moet jaarlijks kunnen worden uitgevoerd).
• Onderdeel van het format is het ontwikkelen van concrete vragenlijsten
• De vragenlijsten dienen qua vraagstelling waar mogelijk te worden afgestemd op de vragenlijsten van de Twente Toerisme Monitor
• Het format wordt dusdanig ontwikkeld dat het mogelijk is om op basis van 2 A4-tjes per evenement de belangrijkste conclusies te trekken. Daarnaast dienen op basis van de resultaten per evenement ook algemene conclusies te worden getrokken, waar mogelijk uitgewerkt in een matrix.
• Het format dient dusdanig te zijn opgesteld dat representatieve en valide uitspraken gedaan kunnen worden over het gebruik en de beleving van evenementen.
• Het format wordt uiterlijk eind juni aan de opdrachtgever opgeleverd.

OPDRACHT 2

Verrichten van kwalitatief onderzoek onder stakeholders, waaronder organisatoren, ondernemers én bewoners voor het verkrijgen van inzicht in de betekenis van, waardering en beleving van evenementen teneinde bestaande knelpunten op te lossen en concrete verbeteringen aan te brengen.

Periode onderzoek

Februari 2010 – Juni 2010

Onderzoeksvragen

De vragen richten zich op de economische betekenis, het organiserend vermogen, de rol van de ondernemers en andere belanghebbende individuen en instellingen, de te verwachten overlast en de financiering van evenementen. Onder meer:

• Wat is de economische betekenis van evenementen voor de stakeholders?
• Wat is de maatschappelijke betekenis van evenementen voor de stakeholders?
• Hoe kijken stakeholders aan tegen het organiserend vermogen? Waar zitten de pluspunten en waar zitten de knelpunten?
• Hoe kijken de stakeholders aan tegen de facilitaire randzaken van evenementen?
• Wat is de rol en medewerking vanuit andere belanghebbende organisaties (bv. VVV, gemeente)?
• Hoe worden evenementen gefinancierd, en waar lopen de organisatoren tegenaan bij de financiering van evenementen?
• Wat zijn de positieve aspecten van evenementen in Ootmarsum?
• Welke knelpunten komt men tegen bij evenementen in Ootmarsum?
• Op welke wijze kunnen evenementen in Ootmarsum verbeterd worden?

Randvoorwaarden

• De voortgang van het onderzoek wordt besproken met de opdrachtgever. In ieder geval zijn er drie gespreksmomenten, te weten het startgesprek in februari, een tussentijdse voortgang in april en een eindgesprek in juni. Daarnaast wordt een tweetal nader te bepalen momenten gekozen voor een tussentijds overleg.
• De onderzoeksvragen zijn optioneel en kunnen naar eigen inzicht aangepast of aangevuld worden. De opdrachtgever verwacht van de onderzoekers dat zij zoveel mogelijk meer diepgaande gegevens proberen te verkrijgen door middel van doorvragen naar aanleiding van de antwoorden?
• Er wordt door de opdrachtgever een lijst beschikbaar gesteld met namen van stakeholders waarover beschikt kan worden. Het staat de onderzoekers vrij om deze zelf naar eigen inzicht aan te vullen.
• Het kwalitatief onderzoek vindt één keer in de 3-4 jaar plaats.
• De opdrachtgever verwacht dat de onderzoekers verbanden leggen tussen de uitkomsten van de verschillende interviews en op basis daarvan algemene conclusies en aanbevelingen doen et verbetering van de evenementen in Ootmarsum.
• Het rapport met de onderzoeksresultaten en conclusies en aanbevelingen wordt uiterlijk eind juni aan de opdrachtgever opgeleverd.

OPDRACHT 3

Dataverwerking en analyse van de uitkomsten uit het kwantitatief onderzoek en de vertaling daarvan in tabellen en grafieken en het op basis daarvan trekken van conclusies en het doen van concrete aanbevelingen om de evenementen in Ootmarsum voor de toekomst te verbeteren.

Periode onderzoek

November 2010 – Januari 2011 (eerste tranche)

Vervolgens jaarlijks in de periode November – Januari

Onderzoeksvragen

• Hoeveel bezoekers trekken de evenementen in Ootmarsum, uitgesplitst per evenement?
• Wat is het bezoekersprofiel van de evenementenbezoeker, met andere woorden: wat is de doelgroep? (leeftijd, herkomst, groepssamenstelling, herhaalbezoek etc.)
• Hoe waarderen bezoekers de evenementen in Ootmarsum in kaart gebracht? (onder meer waardering voor het evenement zelf, maar ook de waardering voor facilitaire zaken zoals parkeren, bewegwijzering etc.).
• Wat zijn de bestedingen van bezoekers bij evenementen?
• Hoe verkrijgt de bezoeker informatie over het evenement en wat is zijn waardering daarvoor?
• Wat zijn de wensen, behoeften en verbeterpunten van bezoekers voor de evenementen in Ootmarsum?
• Zijn er significante verschillen waar te nemen in gebruik en beleving tussen de verschillende doelgroepen?

Randvoorwaarden

• Onderdeel van de opdracht vormt het verwerken van de uitkomsten uit de vragenlijst in een databestand
• Het databestand wordt na afloop van de opdracht beschikbaar gesteld aan de opdrachtgever
• De opdrachtgever verwacht dat de onderzoekers algemene resultaten presenteren in grafieken en/of tabellen, en dat significante verschillen in doelgroepen worden opgespoord en benoemd.
• Het rapport met onderzoeksresultaten en conclusies en aanbevelingen wordt eind januari afgerond en beschikbaar gesteld aan de opdrachtgever.
• Per evenement worden in 2 A4-tjes kort en bondig de onderzoeksresultaten weergegeven
• Het rapport bestaat daarnaast uit een onderdeel conclusies, waarbij de onderzoeksresultaten van de verschillende evenementen worden geïnterpreteerd, op basis waarvan conclusies worden getrokken en aanbevelingen worden gedaan.